W czynnościach związanych z reprezentacją spółki jej prokurent często współdziała z członkiem zarządu spółki. Współdziałanie takie może posiadać dwie różne przyczyny. Po pierwsze, może ono wynikać z zasad reprezentacji spółki dopuszczających współdziałanie członka zarządu nie tylko z innym członkiem tego organu, ale także z prokurentem. Po drugie, przyczyna może tkwić w sposobie ukształtowania samej prokury, niezależnie od przyjętej konstrukcji zasad reprezentacji spółki przez zarząd. To drugie rozwiązanie zostało jednak zakwestionowane przez Sąd Najwyższy. Pomimo tego, ciągle można spotkać się z praktyką takiego kształtowania prokury, co naraża spółki na ryzyko zakwestionowania ważności umów zawartych w taki sposób.

We wspomnianym wyżej orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2015 roku (sygn. III CZP 34/14) sformułowano jednoznaczne stanowisko, zgodnie z którym niedopuszczalny jest wpis do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym jednego prokurenta z zastrzeżeniem, że może on działać tylko łącznie z członkiem zarządu.

Główne argumenty prawne przemawiające za takim rozstrzygnięciem Sądu Najwyższego są następujące:

1. prokura łączna niewłaściwa wypacza ustawowy model prokury, ponieważ uzależnia skuteczność działania prokurenta od jednoczesnego działania osoby niebędącej prokurentem; tymczasem, prokurent jest specjalnym pełnomocnikiem zdolnym do samodzielnego reprezentowania spółki, z wyraźnym ustawowym wyjątkiem w postaci prokury łącznej (działanie z innym prokurentem, ale nie członkiem zarządu, który nie może być prokurentem),
2. brak jest podstaw do analogicznego zastosowania przepisów art. 205 i 373 Kodeksu spółek handlowych (przepisy stanowiące podstawę reprezentacji mieszanej),
3. ustanowienie prokury jest czynnością prawną jednostronną (czynność jednostronna może być dokonana tylko wówczas, gdy przewidział ją ustawodawca, a nie przewidział on prokury łącznej niesamoistnej),
4. brak wyraźnych potrzeb gospodarczych do stosowania prokury łącznej niesamoistnej,
5. przepisy wykonawcze dotyczące prowadzenia rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie przewidują możliwości wpisania prokury łącznej niewłaściwej.

W związku z powyższym, w świetle przywołanego orzeczenia Sądu Najwyższego dopuszczalne jest ustanowienie jedynie następujących rodzajów prokury:

1. prokura łączna – w tym przypadku prokurent może działać wyłącznie łącznie z innymi prokurentami (ale nie z członkiem zarządu),
2. prokura samoistna – prokurent działa samodzielnie,
3. prokura oddziałowa – prokura ogranicza się do działania w ramach oddziału przedsiębiorcy (może być samodzielna lub łączna).

Sąd Najwyższy zakwestionował dopuszczalność udzielenia takiej prokury, na podstawie której prokurent nie może działać samodzielnie, a tylko łącznie z członkiem zarządu.

Zakwestionowana prokura łączna niewłaściwa jako sposób reprezentacji, o ile jest wprowadzona w spółce i ujawniona w KRS, powinna zostać jak najszybciej zmieniona przez spółkę, a zatem – jeżeli jeszcze nie zostało to zrobione – należy dokonać odpowiednich zmian umowy lub statutu. Co istotne, wpisy takie powinny zostać wykreślone z urzędu przez sąd rejestrowy na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zmiana wpisu w zakresie prokury łącznej niewłaściwej powinna zostać dokonana jak najszybciej, ponieważ wszelkie umowy zawarte przez prokurenta, któremu udzielono prokury łącznej niewłaściwej, potencjalnie mogą być uznane za nieważne. Co jednak ciekawe, Sąd Najwyższy poczynił zastrzeżenie, że umowy zawarte w taki sposób przed dniem 30 stycznia 2015 roku pozostają ważne.

Nadmienić należy, że powyższe nie wyłącza możliwości wprowadzenia sposobu reprezentacji spółki polegającego na współdziałaniu członka zarządu z prokurentem (tzw. reprezentacja mieszana), jednak konstrukcja taka nie może stanowić wyłącznego sposobu reprezentacji spółki. Dopuszczalne jest zatem takie określenie sposobu reprezentacji, zgodnie z którym spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu lub członek zarządu z prokurentem. Z perspektywy prokurenta nie może być jednak tak, że może on działać wyłącznie wspólnie z członkiem zarządu.

Jeżeli zatem w spółce jako sposób reprezentacji przez prokurenta ustanowiono prokurę łączną niewłaściwą i w ten sposób zawarto umowę po 30 stycznia 2015 roku, to istnieje bardzo wysokie prawdopodobieństwo stwierdzenia nieważności takiej umowy. Może to oczywiście wywołać dla spółki negatywne konsekwencje (w przypadku zawarcia takich umów warto podjąć działania konwalidujące to uchybienie). Chociaż bowiem uchwała Sądu Najwyższego nie jest formalnie wiążąca dla sądów niższych instancji, to jednak siłą autorytetu Sądu Najwyższego jego orzeczenia przekładają się wprost na praktykę orzeczniczą w niższych instancjach (co służy kształtowaniu jednolitości orzecznictwa). Teoretycznie nie jest też wykluczone stwierdzenie nieważności umowy zawartej w omawiany sposób przed dniem 30 stycznia 2015 roku.